외주가공 ERP 검토: 지급 자재와 회수 수량부터

자재의 위치와 소유를 나누세요

공장 밖에 있다는 이유로 자재가 모두 매출 출고되는 것은 아닙니다. ERP에서 우리 소유 재고와 공급사 위치를 어떻게 표현하는지 확인하세요. 외주처별 보관 수량과 장기 미회수 자재를 조회하고, 담당자별 확인 주기를 정합니다. 실제 회계 처리는 회사 계약과 회계 담당자의 판단에 맞춰 검증해야 합니다.

부분 회수와 불량을 넣으세요

100개를 지급해 60개만 회수하고 일부가 불량인 예시를 만드세요. 남은 자재·진행 수량·불량 수량이 어디에 남는지 확인합니다. 공급사가 대체 자재를 쓰거나 우리 자재를 다른 주문에 사용하는 경우도 질문하세요. 단순한 출고·입고 시연만으로는 외주 재고의 설명 가능성을 판단하기 어렵습니다.

가공비가 언제 확정되는지 확인하세요

입고 때 예상 가공비를 적용하는지, 정산서나 청구서를 받은 뒤 수정하는지 질문하세요. 가공비 변경이 재공·완제품·매출 원가에 반영되는 흐름을 회계 담당자와 확인합니다. 특정 원가 처리를 모든 기업에 공통으로 적용하지 말고, 계약·정책과 실제 제안 설정을 기준으로 테스트하세요.

월말 대사 담당자를 지정하세요

외주처별 지급·사용·회수·반품·잔량을 비교하는 표를 요청하세요. 공급사 확인 자료와 ERP 잔액이 다르면 어디서부터 추적할 수 있는지 검증합니다. 오류 정정과 승인, 과거 기간의 재조회도 포함하세요. 기능 명칭보다 거래 이력과 증빙을 연결하는 데 걸리는 시간을 기록하는 편이 유용합니다.

외주 계약의 유형을 자재 흐름으로 표현하세요

유상 공급, 무상 사급, 공급업체 자재를 쓰는 구매와 단순 공정 외주는 처리해야 할 수량과 비용이 다를 수 있습니다. 계약 내용을 회계 담당자와 확인한 뒤 외주처·품목·작업·소유·보관 장소별 흐름을 그리세요. Odoo 공식 사급 외주 문서는 구성품을 보내고 외주 완제품을 회수하는 과정을 별도 흐름으로 설명합니다. 이 방식이 모든 외주 계약에 맞는다는 뜻은 아닙니다. 가상의 절삭 업체가 소재를 보내 가공품을 회수하는 경우와 가공업체 소유 소재로 완성품을 구매하는 경우를 나란히 시연하면 시스템에서 무엇이 자사 재고로 남는지 확인하기 쉽습니다. 외주창고라는 명칭만으로 회계 처리나 소유권을 추정하지 마세요.

수량표는 지급과 회수 사이의 상태를 보여줘야 합니다

가상 사례로 부품 100개를 보내 60개가 회수되었고 그중 5개는 검사 보류라고 가정하세요. 외주처가 보고한 미가공 자재 25개, 진행품 10개, 폐기 제안 5개를 별도로 받아 ERP의 상태와 대조합니다. 회수 수량만 지급 수량에서 빼면 남은 40개의 상태가 설명되지 않습니다. 수량표에는 기준 일시, 외주처 확인자, 품목·로트·주문, 지급·추가 지급·실제 사용·반환·잔량·차이를 넣으세요. 자재와 가공품의 단위가 다르면 환산 근거도 붙여야 합니다. 합격 기준은 ERP 총량이 맞는 것에 더해 보류품과 폐기 제안이 승인 없이 정상 가용재고로 섞이지 않고, 각 수량의 근거 문서로 돌아갈 수 있는 상태입니다.

공용 자재·재작업·재외주를 예외 묶음으로 만드세요

같은 자재를 여러 주문에 쓰는 외주처에서는 발주별 지급량과 실제 사용량이 일치하지 않을 수 있습니다. 선입 자재를 다른 주문에 전용하거나 완성품을 다시 가공업체로 보내는 경우도 평가에 포함하세요. 가상 재작업은 최초 회수품 일부를 재출고하고 무상 재작업과 유상 추가 가공을 구분하는 방식으로 설정할 수 있습니다. 새 발주를 만들어야 하는지 기존 주문에서 이력이 이어지는지 보여 달라고 요청합니다. 외주처가 다시 다른 업체에 보내는 재외주가 있다면 위치·증빙·책임자가 어떻게 보이는지도 질문하세요. 현장 운영상 허용한 대체 사용과 허용하지 않은 임의 전용을 구별할 수 있어야 자재 손실을 장부 조정 한 줄로 덮지 않을 수 있습니다.

정산 회의에는 잔량·단가·귀속 기간을 함께 가져갑니다

월말 외주 회의 자료에는 미회수 자재표, 입고·검사 상태, 예상·확정 가공비, 단가 적용 기간, 공급업체 정산서와 차이 목록을 묶으세요. 가상 사례에서 전월 입고한 가공품의 단가가 이달 확정되면 어떤 원가 대상과 회계 기록을 수정해야 하는지 회계 담당자가 방침을 정하고 공급업체가 구현을 보여 주게 합니다. 미청구 비용 처리나 세무 판단을 제품이 대신한다고 기대해서는 안 됩니다. 정산 담당자는 차이 원인·수정 문서·승인자를 남기고 다음 달 같은 차이가 반복되지 않도록 코드·입력 시점·외주처 보고 방식을 검토합니다. 거래 취소와 월말 확정 후 정정도 시연하고 과거 기준일의 외주 잔량을 다시 재현할 수 있는지를 검수 조건으로 두세요.

외주처 확인 자료의 형식과 제출일도 정하세요

ERP만 바꾸고 외주처 보고가 품목명 한 줄과 총량으로 계속 들어오면 차이 원인을 찾는 업무가 남을 수 있습니다. 외주처가 제공할 자료에 품목·규격·로트·주문·기준일·잔량·진행 상태를 어느 수준까지 요구할지 거래 관계와 현장 부담에 맞춰 합의하세요. 가상의 공용 원료는 주문별 구분이 어렵더라도 품목·로트별 보유량과 주문별 예상 사용량을 분리해 받을 수 있습니다. 외주처가 파일을 제출하는 방식과 계정으로 직접 입력하는 방식은 검토자·권한·교육 범위가 다릅니다. 자동 수신이 있더라도 회사 담당자가 확정하기 전 잠정 자료로 구분하는지 확인하세요. 확인 요청·회신·차이 조사·수정 승인·최종 확정의 순서를 정하고 미회신 외주처를 표시해야 합니다. 월말 이후 들어온 회신을 어느 기간의 대사에 반영할지도 정해 둡니다. 검수 자료에는 ERP 수량뿐 아니라 외주처가 확인한 원본과 확인자·확정 일시를 연결하세요.

자주 묻는 질문

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